Quatro dicas para escrever e-mails curtos e efetivos

07 de Março de 2019, 09h40

Quatro dicas para escrever e mails curtos e efetivos

Saber escrever um e-mail sucinto e que contenha todas as informações que realmente importam é algo primordial nos dias de hoje. Um e-mail curto tem a função de informar e de poupar o tempo do seu interlocutor (e o seu também). Por isso, existem maneiras de escrever mensagens eletrônicas de forma educada e objetiva, sem perder o foco do assunto.

Antes de tudo, é preciso fazer um exercício de avaliar se a pessoa que receberá o e-mail tem tempo e perfil de alguém que irá ler uma mensagem mais longa. Caso contrário, opte por seguir as dicas que listamos e invista em mensagens mais curtas.

Pense primeiro no que vai dizer no e-mail

Naturalmente, temos uma tendência a sermos prolixos ou explicativos demais, principalmente em situações mais delicadas de trabalho. Somado a isso, a rotina corrida pode nos colocar em situações em que determinadas tarefas precisem ser feitas de maneira mais rápida. Porém, o exercício de parar e pensar no que deve conter sua mensagem é primordial para que ela seja bem entendida.

Use o menor número de palavras possível para passar sua mensagem

Depois de pensar previamente no que deve ser dito no e-mail, transcreva da forma mais simples e concisa possível. A escritora Frankie Rain, autora do artigo The Art of Writing Short Emails, dá uma dica importante: para não parecer direto demais ou até grosseiro, você pode utilizar expressões como ‘por favor’ e ‘obrigado’, garantindo que sua mensagem seja passada de forma polida.

Utilize o campo de assunto de forma inteligente

Se a pessoa que recebe um e-mail seu consegue perceber a mensagem com clareza logo que bate o olho no assunto do e-mail na caixa de entrada, seu trabalho foi bem executado. Ao saber utilizar-se bem de todas as possibilidades que a ferramenta de e-mail oferece, já saímos na frente na missão de nos comunicarmos bem e de maneira concisa.

Além disso, o assunto, a data e o remetente são as primeiras informações ficam visíveis para o leitor, ou seja, é sua chance de fazer-se notado e receber o retorno com mais rapidez.

Aborde apenas um assunto por e-mail

Talvez você pense que vai dar mais trabalho segmentar os e-mails por assunto e enviar diversas mensagens ao invés de uma só, com todos os temas. Mas essa é uma dica que vai contribuir para a agilidade da resposta do seu interlocutor assim como para o melhor entendimento de cada demanda. Um só e-mail com vários assuntos pode trazer confusão para quem está lendo e gerar um atraso para que seja respondido.

 

 

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